FolderSync Pro

Minulle tärkein syy käyttää tiedostojen synkronointia ei ole se, että pilvessä olisi lisää kansioita, vaan se, ettei päivän työ katkea siihen, että oikea tiedosto on väärällä laitteella. Kun puhelimella syntyy kuva, muistiinpano tai muu tiedosto, jonka haluan myöhemmin tietokoneelle, siirtelyn muistaminen alkaa helposti häiritä. FolderSync Pro on Androidin viestintäluokkaan sijoittuva työkalu, joka auttaa järjestämään tätä tiedostojen ja pilvitallennuksen välistä kulkua. Se sopii parhaiten ihmiselle, joka haluaa päättää itse, mitä synkronoidaan ja milloin, eikä kaipaa vain yhtä automaattista varmuuskopiota.

Tiedostot osana sujuvampaa arkea

Tiedostojen synkronointi vaikuttaa yllättävän paljon arjen rytmiin. Kun prosessi on suunniteltu etukäteen, minun ei tarvitse lähettää itselleni tiedostoja viestillä tai etsiä niitä myöhemmin sähköpostin liitteistä. Tämä ei ole keskustelusovellus, mutta se voi vähentää tiedostojen jakamiseen liittyvää säätöä: materiaali on siellä, missä tarvitsen sitä, ja voin keskittyä itse asiaan.

Käytännössä hyöty riippuu siitä, kuinka monta paikkaa käytät tiedostojen säilyttämiseen. Jos puhelin ja pilvipalvelu ovat jo ainoa työnkulku, puhelimen oma varmuuskopiointi saattaa riittää. Jos taas haluat pitää tietyt kansiot ajan tasalla useamman palvelun tai laitteen välillä, erillinen synkronointityökalu antaa enemmän hallintaa. Se voi myös tarkoittaa enemmän asetusten miettimistä, joten helppous ei synny ilman pientä alkuvaiheen suunnittelua.

Miksi valita FolderSync Pro?

Ensimmäinen asia, joka kiinnitti huomioni, oli FolderSync Pro:n tuki useille pilvipalveluille. Sovellus tukee kaikkea Google Drivesta Dropboxiin ja OneDriveen, mikä tekee siitä erittäin joustavan ja monipuolisen työkalun. Eli, jos käytät useita pilvipalveluita, tämä sovellus voi olla juuri se mitä tarvitset, jotta kaikki pysyy järjestyksessä.

Palvelujen valinta ja käytännön työnkulku

Usean pilvipalvelun tuki on hyödyllinen vasta, kun sille on selkeä käyttötarkoitus. Minusta toimiva tapa on aloittaa yhdestä kansiosta ja yhdestä määränpäästä: esimerkiksi pitää puhelimella syntyvät työasiakirjat yhdessä paikassa ilman, että kaikki kuvat ja lataukset kopioituvat samalla. Kun rajaat tehtävän, on helpompi huomata, onko synkronointi oikeasti ratkaissut ongelman vai lisännyt vain uuden paikan, jota pitää valvoa.

Yksi vähemmän ilmeinen valinta on miettiä synkronoinnin suuntaa ennen automaation käyttöönottoa. Yhdensuuntainen kopiointi sopii tilanteeseen, jossa haluan siirtää puhelimesta tiedostoja talteen, mutta en halua pilvessä tehtyjen muutosten palaavan laitteelle. Kaksisuuntainen synkronointi voi puolestaan pitää saman aineiston mukana molemmissa paikoissa, mutta silloin myös poistot ja muutokset on syytä ymmärtää ennen kuin luottaa prosessiin tärkeiden tiedostojen kanssa. Synkronointi ei ole sama asia kuin erillinen, muuttumaton arkistokopio.

Käyttöliittymä ja käytettävyys

Kun avasin sovelluksen ensimmäistä kertaa, käyttöliittymä vaikutti hieman vanhanaikaiselta, mutta käytännölliseltä. Vaikka ulkoasu ei ehkä ole kaikkein houkuttelevin, sen toiminnallisuus korvaa ulkonäön puutteet. Selkeät valikot ja looginen navigointi tekevät käytöstä sujuvaa, ja jopa aloittelija pystyy oppimaan sovelluksen käytön nopeasti.

Sovelluksen asennusprosessi oli suoraviivainen. Kun olin ladannut sovelluksen, se ohjasi minut yksinkertaisesti lisäämään pilvipalvelutilini, ja olin valmis synkronoimaan tiedostoja. Helppoa, eikö? Ensimmäinen asetuskerta kannattaa silti käyttää siihen, että tarkistaa lähde- ja kohdekansiot huolellisesti. Pieni tarkistus etukäteen on paljon vaivattomampi kuin väärään paikkaan päätyneiden tiedostojen etsiminen jälkikäteen.

Kun automaatio auttaa ja milloin se häiritsee

Automaattinen synkronointi voi muuttaa sen, kuinka usein tiedostoasioita tarvitsee ajatella. Esimerkiksi päivän aikana puhelimella otetut kuitit tai työkuvat voi saada talteen ilman, että muistan tehdä siirron illalla. Manuaalinen käynnistys taas sopii paremmin, jos tiedostoja syntyy harvoin tai haluan tarkistaa sisällön ennen lähettämistä. Näiden tapojen välillä ei ole yhtä oikeaa ratkaisua: tärkeintä on valita työnkulku, joka vastaa tiedostojen herkkyyttä ja omaa rytmiä.

En myöskään ottaisi käyttöön laajaa synkronointia heti ensimmäisenä päivänä. Aloittaisin pienellä testikansiolla, tarkistaisin mitä tapahtuu muutoksen ja poiston yhteydessä ja vasta sitten laajentaisin käytön tärkeisiin tiedostoihin. Tämä on erityisen hyödyllinen varotoimi, jos samaa kansiota muokataan useammalla laitteella. Automaation mukavuus on todellinen, mutta väärin rajattuna se voi levittää virheen yhtä tehokkaasti kuin oikean tiedoston.

Ominaisuudet, jotka tekevät eron

FolderSync Pron avulla voit synkronoida tiedostoja automaattisesti tai manuaalisesti. Itse pidin erityisesti mahdollisuudesta aikatauluttaa automaattiset synkronoinnit. Tämä tarkoittaa, ettei minun tarvitse muistaa tehdä sitä itse, ja voin luottaa siihen, että tiedostoni ovat aina ajan tasalla.

Aikataulua kannattaa ajatella myös huomionhallintana. Jos tiedostojen ei tarvitse päivittyä heti, harvempi tai tiettyyn hetkeen osuva synkronointi voi vähentää turhaa odottelua ja pitää siirrot poissa kesken muun tekemisen. Toisaalta kiireelliset dokumentit voivat vaatia manuaalisen tarkistuksen, jotta tiedän varmasti, että uusin versio on käytettävissä. Pelkkä automaatio ei poista tarvetta ymmärtää, milloin tiedoston pitää olla perillä.

Toinen merkittävä ominaisuus on tiedostojen salaus. Nykyään tietoturva on tärkeämpää kuin koskaan, ja FolderSync Pro tarjoaa mahdollisuuden salata tiedostosi ennen niiden lataamista pilveen. Tämä lisää ylimääräisen turvakerroksen, joka on erityisen tärkeä, jos käsittelet arkaluontoisia tietoja.

Salauksen hyötyyn liittyy käytännön vaihtokauppa: suojauksen käyttöönotto tuo mukaan avainten ja palauttamisen vastuuta. En käyttäisi sitä huolettomasti kokeilematta ensin, että pystyn avaamaan tiedoston tarvittaessa toisessa tilanteessa. Tärkeän aineiston kohdalla turvallisuus ei ole vain lataamisen suojaamista, vaan myös sitä, ettei itse lukitse itseään omien tiedostojensa ulkopuolelle.

Huomio, yhteys ja taustalla toimiminen

Yksi asia, josta pidin erityisesti, oli sovelluksen kyky toimia taustalla ilman, että se hidastaa laitetta. Tämä tarkoittaa, että voit jatkaa muiden sovellusten käyttöä tai tehdä muita asioita ilman, että huomaat mitään eroa laitteen suorituskyvyssä.

Sovellus toimii myös hyvin rajallisella internet-yhteydellä. Se pystyy synkronoimaan tiedostoja vain Wi-Fi-yhteyden kautta, mikä säästää mobiilidataa.

Wi-Fi-rajaus on käytännöllinen silloin, kun siirrettävät tiedostot ovat suuria tai mobiilidataa halutaan säästää, mutta se voi myös yllättää reissussa: tiedosto ei välttämättä siirry juuri silloin, kun odotan sitä. Siksi mietin etukäteen, mikä on tärkeämpää, välitön saatavuus vai se, ettei siirto käytä mobiiliyhteyttä. Jos työnkulku riippuu tiedoston nopeasta jakamisesta, tarkistan tilanteen itse enkä oleta taustatoiminnan tarkoittavan, että kaikki on jo pilvessä.

Kenelle tämä sopii – ja kenelle ei

FolderSync Pro sopii mielestäni erityisesti Android-käyttäjälle, jolla on selkeä tarve siirtää tai pitää samoina valitut kansiot laitteen ja pilvipalvelun välillä. Se on kiinnostava vaihtoehto myös silloin, kun käytössä on useampi pilvitili ja haluat hallita tiedostojen kulkua keskitetymmin kuin yksittäisten palvelujen omilla sovelluksilla. Tacit Dynamicsin sovellus on ollut saatavilla pitkään: se julkaistiin 25.5.2011, ja nykyinen versio on 4.8.5. Sovellus vaatii Android 8.0:n tai uudemman.

Sen sijaan en valitsisi tätä, jos haluan vain yksinkertaisen kuvien varmuuskopioinnin tai en halua miettiä kansioita, suuntia ja synkronoinnin ehtoja. Pilvipalvelun oma sovellus voi olla tällöin vaivattomampi, sillä se keskittyy yleensä kyseisen palvelun perustoimintoon. FolderSync Pron vahvuus on hallinnassa, ja juuri siksi se voi tuntua tarpeettoman monimutkaiselta ihmiselle, jonka tarve on hyvin pieni.

Arjen esimerkki tekee eron selväksi. Jos kuvaan päivän aikana työmaalla kuitteja ja haluan löytää ne myöhemmin tietokoneelta, voin rajata siirron vain kyseiseen kansioon ja tarkistaa päivän päätteeksi, että tiedostot ovat perillä. Jos taas lähetän vain silloin tällöin yhden kuvan ystävälle, viestisovelluksen jakotoiminto on luultavasti nopeampi. Synkronointi palvelee jatkuvaa työnkulkua paremmin kuin yksittäistä tiedoston lähetystä.

Hinta, arvio ja käytön kynnys

FolderSync Pro maksaa 7,49 euroa, joten arvioisin ostosta sen perusteella, kuinka usein tarvitsen kansioiden hallittua siirtoa. Google Playn keskiarvo on 4,6 tähteä 26 tuhannen arvion pohjalta, ja sovellusta on asennettu yli 100 tuhatta kertaa; kirjallisia arvosteluja on 11 tuhatta. Nämä luvut kertovat kiinnostuksesta, mutta oma valinta kannattaa silti tehdä sen mukaan, ratkaiseeko sovellus juuri oman tiedostojen siirtelyyn liittyvän vaivan. Ikäluokitus on PEGI 3.

Ostopäätöksessä kannattaa huomioida myös aika, jonka haluaa käyttää asetusten ymmärtämiseen. Jos teen synkronointia usein ja useisiin kohteisiin, maksu voi olla perusteltu siitä saatavan hallinnan vuoksi. Jos tarvitsen toimintoa satunnaisesti, ensin kannattaa selvittää, riittääkö jo käytössä olevan pilvipalvelun tarjoama tapa. En maksaisi monipuolisuudesta, jota en aio käyttää.

Yhteenveto: Onko se hintansa arvoinen?

FolderSync Pro ei ole ilmainen sovellus, mutta kun ottaa huomioon sen tarjoamat ominaisuudet ja joustavuuden, se on mielestäni ehdottomasti hintansa arvoinen. Sovellus toimii sujuvasti ja tekee juuri sen, mitä lupaa – pitää tiedostot synkronoituna ja helposti saatavilla.

Jos etsit luotettavaa ratkaisua tiedostojen hallintaan ja synkronointiin useiden laitteiden ja pilvipalveluiden välillä, FolderSync Pro on erinomainen valinta. Se on sovellus, joka yksinkertaistaa elämääni ja auttaa minua pitämään asiat järjestyksessä ilman ylimääräistä vaivaa.

Oma lopputulemani

Suosittelisin tätä ennen kaikkea ihmiselle, joka haluaa vähentää tiedostojen lähettelyyn ja etsimiseen kuluvaa aikaa, mutta hyväksyy sen, että alkuun on tehtävä muutama harkittu valinta. Mobiilisovellusten omat varmuuskopiot ja pilvipalvelujen sovellukset ovat parempia, kun kaipaan vain mahdollisimman huoletonta perustoimintoa. FolderSync Pro puolestaan on järkevämpi, kun haluan itse määritellä, mitkä kansiot liikkuvat, mihin ne päätyvät ja milloin siirto tapahtuu. Silloin sen arvo näkyy vähemmän ilmoituksina ja enemmän siinä, ettei tiedostoasia keskeytä muuta päivääni.